Ile kosztuje archiwizacja dokumentów? Dlaczego nie warto robić tego samemu?

Archiwizacja dokumentów to popularny proces, jeżeli chodzi o przechowywanie dokumentacji. Firmy, które samodzielnie zajmują się archiwizacją, muszą poświęcić na tę czynność dodatkowy czas. Niekiedy potrzebny jest do tego nowy pracownik, co wiąże się z koniecznością wypłacania kolejnej pensji. Jeżeli nie chcemy zatrudniać takiego pracownika, warto rozważyć skorzystanie z usług firm, które zajmą się procesem digitalizacji i archiwizacji.

Archiwizacja dokumentów – ile kosztuje?

Koszty związane z archiwizacją dokumentów przez zatrudnione do tego firmy zależą od ilości dokumentów, jakie będą podlegać archiwizacji. Poza tym bardzo ważna kwestia to zakres prac, jakie będą do wykonania. Digitalizacja dokumentów dotyczy wszystkich przedsiębiorstw, które zdecydują się na formę elektroniczną przechowywania dokumentacji.

Aby uzyskać informacje o kosztach, należy skontaktować się z wybraną firmą, gdyż koszty usług są kwestią indywidualną. Duży wpływ ma także sam rodzaj dokumentów, jakie trzeba będzie archiwizować. Poza tym do kosztów należy doliczyć także kwotę, jaka będzie obowiązywała za przechowywanie dokumentów przez określony czas.

Archiwizacja przez firmy zewnętrzne

Opłacalność archiwizacji przez firmy zewnętrzne jest uzależniona od wielu czynników. Jednak w większości przypadku jest to rozwiązanie, które przynosi osobie zlecającej archiwizację wiele korzyści. Jeżeli więc planujemy skorzystać z takich usług, trzeba znaleźć firmę, która zajmie się tym w sposób rzetelny.

Wtedy będziemy mieli pewność, że wszystkie informacje są prawidłowo zabezpieczone i przechowywane. Wybór korzystnej oferty w przypadku digitalizacji i archiwizacji jest niezwykle istotny, gdyż powierzamy ważne dane, które nie mogą trafić w niepowołane ręce.

Koniec archiwizacji i co dalej?

W momencie, gdy czas archiwizacji dobiegnie końca, trzeba zająć się z niszczeniem dokumentów. Jak już wiadomo dokumentacja firmy, musi być przechowywana przez określony czas. Po upływie tego okresu obowiązek przechowywania wygasa.

Jednym ze sposób na pozbycie się dokumentów jest ich likwidacja. Na szczęście firmy zajmujące się archiwizacją również świadczą usługi niszczenia niepotrzebnej już dokumentacji.

Oczywiście dokumenty możemy zutylizować samodzielnie, a więc nie ma tutaj konieczności korzystania z usług firmy zewnętrznej. Jednak często się zdarza, że nawiązując współpracę z taką firmą, decydujemy się również na oferowaną usługę niszczenia dokumentów.