Przechowywanie dokumentów firmowych – co musisz wiedzieć? Jakie dokumenty należy przechowywać dłużej?

Prowadząc firmę, trzeba skupiać się nie tylko na kwestii jej dochodów, ale również wielu innych aspektach. Każda firma musi zadbać o należyte przechowywanie dokumentacji. Jest to niezwykle istotne, ponieważ dokumenty są podstawą prowadzenia przedsiębiorstwa. Co należy zatem wiedzieć o przechowywaniu dokumentów firmowych?

Przechowywanie dokumentów – czy musisz gromadzić je w swojej firmie?

Przepisy prawne określają, jakie dokumenty wymagają przechowywania przez określony czas, a które z nich mogą zostać zniszczone. W przypadku dokumentacji, która musi być przechowywana, przedsiębiorca nie może pozbyć się tych danych. Jeżeli jednak nie będzie przestrzegać on przepisów, mogą zostać nałożone kary, w związku z brakiem wymaganej dokumentacji.

Do ujawnienia nieprawidłowości dochodzi najczęściej w momencie kontroli prowadzonej przez organy zewnętrzne. Ważną informacją jest to, że dokumentów nie musisz gromadzić w formie papierowej.

Co więcej, nie musisz gromadzić ich w swojej firmie. Jakie masz zatem możliwości? Możesz skorzystać z usług firm zewnętrznych, w których ofercie znajduje się digitalizacja dokumentów.

Czy korzystanie z usług firm zewnętrznych jest opłacalne?

Każda firma liczy się z wydatkami. Należy jednak wiedzieć, że są pewne kwestie, na których nie warto oszczędzać. Ponadto nie zawsze musi się to wiązać z dużym wydatkiem.

W przypadku usługi digitalizacji dokumentów nie musisz samodzielnie zajmować się zabezpieczaniem ważnych danych. Dodatkowo masz pewność, że wszystkie dokumenty są bezpieczne i nie ulegną one zniszczeniu bądź zagubieniu. Masz także dostęp do tych dokumentów, a więc jeśli zajdzie taka potrzeba możesz bez problemu je uzyskać.

Jakie dokumenty firmowe należy przechowywać przez dłuższy czas?

Wyróżnia się pewne dokumenty firmowe, które muszą być przechowywane znacznie dłużej niż pozostałe. Do tych dokumentów zalicza się: faktury podatkowe oraz inne wyszczególnione dokumenty związane z księgowością, kopie innych rachunków, dokumenty pracownicze, świadectwa pracy, dokumenty ZUS itp.

To, jak długo należy przechowywać poszczególne dokumenty uzależnione jest od tego, z jakimi danymi mamy do czynienia. Digitalizacja dokumentów pozwala na przechowywanie wszystkich tych danych przez firmy zewnętrzne w jednym miejscu, dzięki czemu nie musimy tracić czasu na tę czynność. Każda firma jest zobowiązana do przestrzegania przepisów, a ich łamanie zawsze jest równoznaczne z nałożeniem kary.