Jak długo przechowywać dokumenty księgowe? W jaki sposób chronić je przed utratą?

Przechowywanie dokumentów księgowych jest bardzo ważne dla każdego przedsiębiorstwa. Dzięki temu firma może w każdej chwili przedstawić wymaganą dokumentację, jeśli pojawi się kontrola lub jakieś niejasności. Czas, przez jaki należy przechowywać informacje, zależy od konkretnego rodzaju dokumentów.

Dokumentacja ZUS

Wszelkie dokumenty zarówno rozliczeniowe, jak i zgłoszeniowe dotyczące danego przedsiębiorstwa muszą być przechowywane przez 5 lat. Co więcej, czas ten trzeba liczyć od momentu ich dostarczenia lub otrzymania. Jest to bardzo ważne, ponieważ kontrola dokumentów księgowych jest w stanie wychwycić wszystkie nieprawidłowości związane z niezachowaniem terminów.

Tutaj bardzo ważny jest prawidłowy obieg dokumentów księgowych w firmie. W przypadku obiegu, który odbywa się drogą tradycyjną istotne, jest, żeby każdy stosował się do panujących zasad przechowywania dokumentacji.

Nieco inaczej wygląda sytuacja, kiedy stosowany jest elektroniczny obieg dokumentów księgowych. Wtedy w celu przechowywania informacji musimy zadbać o to, żeby nośniki danych były bezpieczne. Dobrym rozwiązaniem jest także robienie kopii zapasowych.

Czas przechowywania dokumentacji rachunkowej

Dokumentów dotyczących rachunkowości jest wiele dlatego, trzeba wiedzieć, przez jaki okres muszą być one trzymane. Większość z nich musi znajdować się w firmie przez 5 lat. Zaliczamy tutaj księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne, karty wynagrodzenia pracowników, sprawozdania finansowe itp.

Warto dodać, że wszelkie dowody dotyczące inwestycji, pożyczek, kredytów również trzeba archiwizować przez 5 lat jednak od momentu zakończenia umów np. spłacenia pożyczki, kredytu. Inne równie ważne rzeczy, które muszą być przechowywane krócej to, dotyczą reklamacji oraz rękojmi – 1 rok po upływie rękojmi albo rozliczeniu reklamacji.

Jak widać w każdym biurze, znajdziemy mnóstwo różnych teczek z dokumentami. Żeby wszystko było na swoim miejscu obieg dokumentów w księgowości, jest podstawą funkcjonowania biznesu.

Jak przechowywać dokumenty księgowe?

Gdzie przechowywać dokumenty księgowe i w jaki sposób? To częste pytanie wielu przedsiębiorców. Otóż duże znaczenie ma tu schemat obiegu dokumentów księgowych, ponieważ podczas tego procesu poszczególne teczki trafiają w odpowiednie miejsca.

Opisywanie, numerowanie i zabezpieczenie to główny element, który musi być kategorycznie przestrzegany. Obieg dokumentacji księgowej musi kończyć się zawsze w tej samej lokalizacji. Niestety nieprzestrzeganie zasad może spowodować, że dokumenty znajdą się gdzie indziej co, przyczyni się do problemów podczas kontroli.