Jak przygotować akta osobowe do archiwum? Czy sposób archiwizacji ma wpływ na bezpieczeństwo?

Przygotowanie oraz przekazanie akt osobowych do archiwum to proces, który wymaga posiadania odpowiedniej wiedzy oraz czasu. Jeżeli więc planujemy przekazać poszczególne dokumenty do archiwum, warto wiedzieć, jak oznaczyć i zabezpieczyć określone dokumenty.

Przygotowanie akt osobowych do archiwum

Przygotowując akta osobowe do umieszczenia ich w archiwum, trzeba przestrzegać określonych zasad. Teczki, w których będą znajdowały się akta osobowe nie mogą przekraczać 5 cm. Jeżeli jednak teczka będzie większa konieczne, jest podzielenie dokumentów na tomy.

Oczywiście nie jest to koniec procesu, jaki wiąże się z przygotowaniem akt osobowych do archiwum, gdyż kolejna czynność to prawidłowe opisanie teczek zawierających poszczególną dokumentację. Niezbędne jest także ułożenie akt w odpowiedniej kolejności, co w razie potrzeby umożliwi ich szybkie odnalezienie. Przechowywanie dokumentacji w bezpiecznym miejscu jest niezwykle istotne, ponieważ w czasie, gdy dokumentacja jest trzymana pracownik, może w każdej chwili uzyskać kopie. 

Archiwizacja akt osobowych

Archiwizowanie dokumentacji to ważna czynność nie tylko dla archiwum, ale również dla przedsiębiorstw. To, w jakiej formie będą przechowywane akta osobowe, jest kwestią indywidualną przedsiębiorcy. Obecnie dla wielu firm najwygodniejsza jest cyfryzacja dokumentów, ponieważ jest to dużo lepsze rozwiązanie dla firmy.

Poza tym nie potrzeba dużo miejsca, gdyż wszelkie informacje znajdują się na nośnikach danych. Warto wiedzieć, że archiwizacja nie zawsze musi odbywać się w formie cyfrowej, a więc dozwolona jest tu także znana wszystkim metoda tradycyjna. Forma tradycyjna przechowywania akt osobowych wiąże się z dodatkowymi wydatkami w postaci zakupu szaf, teczek, segregatorów, a także wyodrębnieniem miejsca na trzymanie takich dokumentów.

Na co uważać, archiwizując akta osobowe?

W momencie, gdy zdecydujemy się na archiwizację w formie tradycyjnej, trzeba zwrócić uwagą na kilka ważnych szczegółów. Jednym z nich jest unikanie różnego rodzaju metalowych spinaczy, zszywek itp. Takie dodatki mogłyby uszkodzić ważne dokumenty, a tym samym ich odczytanie mogłoby stać się już niemożliwe.

Co więcej, należy wybierać również przeznaczone do tego celu teczki oraz inne niezbędne akcesoria, które wpłyną na jeszcze większe bezpieczeństwo dokumentacji. Zadbanie o takie szczegóły z pewnością poprawi bezpieczeństwo i trwałość wszystkich przechowywanych akt osobowych.